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Logement et hébergement

Syndicat de copropriétaires, syndic... comprendre le rôle de chacun

Publié le vendredi 22 juillet 2016

Les copropriétaires forment un syndicat de copropriété et ont la responsabilité partagée de la copropriété. Ils se réunissent en assemblée générale, notamment pour élire leur syndic, qui est leur représentant légal. Un conseil syndical peut assister le syndic.

La copropriété à l’ère de la dématérialisation

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Désormais, les convocations aux assemblées générales de copropriété, ou les comptes-rendus, peuvent être envoyés sous forme électronique. La lettre recommandée électronique est autorisée, sauf si le copropriétaire refuse cette forme de communication.

En copropriété, certains actes tels que les convocations aux assemblées générales ou les procès-verbaux sont adressés aux propriétaires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Depuis le 24 octobre 2015, la voie électronique peut également être utilisée pour envoyer des notifications et des mises en demeure.

L’utilisation de la voie électronique nécessite néanmoins d’adapter le droit de la copropriété. En effet, l’envoi des convocations, des procès-verbaux d’assemblées générales et des mises en demeure est encadré dans des délais (21 jours avant la tenue de l’assemblée générale pour l’envoi de la convocation ou 2 mois à compter de la réception du procès-verbal pour toute demande en nullité d’une assemblée) : un dispositif sécurisé permettant de connaître la date de réception du courrier électronique est donc nécessaire.
Le décret du 21 octobre 2015 précise les modalités d’envoi des notifications et mises en demeure par voie électronique.

Le syndic doit recueillir préalablement l’autorisation écrite et l’adresse électronique de chaque copropriétaire qui conserve la possibilité de modifier l’adresse communiquée ou de revenir sur sa décision de recevoir les notifications et les mises en demeure par voie électronique. Par ailleurs, le recours au fax est supprimé.

Quels actes peuvent être transmis par voie électronique en copropriété ?

Il s’agit de toutes les notifications et mises en demeure prévues en copropriété par la loi du 10 juillet 1965. Sont ainsi visées celles adressées par le syndic, les copropriétaires, le président du conseil syndical et l’administrateur provisoire (nommé dans le cadre d’une copropriété en difficulté).

Par le syndic :

Le syndic peut valablement envoyer par voie électronique les actes suivants :

  • la convocation des copropriétaires aux assemblées générales ;
  • le procès-verbal des assemblée générales pour les copropriétaires opposants à une décision ou ceux absents ;
  • l’exercice du droit de priorité des copropriétaires lors de la vente de place de stationnement au sein de la copropriété lorsque le permis de construire a été délivré conformément à un plan local d’urbanisme ou à d’autres documents d’urbanisme imposant la réalisation d’aires de stationnement
  • la notification aux copropriétaires concernés par l’exercice d’un droit de délaissement par les deux tiers des copropriétaires
  • la notification du droit de priorité en cas de surélévation de l’immeuble au profit des copropriétaires du dernier étage ;
  • la mise en demeure pour le recouvrement d’une créance justifiée à l’encontre d’un copropriétaire

Par les copropriétaires

Les copropriétaires peuvent valablement envoyer par voie électronique les actes suivants :

  • la mise à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen d’une question ou d’un point ;
  • la notification de la décision de participer à l’emprunt collectif ;
  • la convocation à l’assemblée générale par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires ;
  • la mise en demeure du syndic ou du président du conseil syndical de convoquer une assemblée générale et la convocation à l’assemblée générale par un copropriétaire habilité par le président du TGI ;
  • la notification au syndic par des copropriétaires qui n’ont pas voté en faveur de la réalisation de travaux d’amélioration d’échelonner leur paiement sur dix ans.

Par le président du conseil syndical

Le président du conseil syndical peut valablement envoyer par voie électronique les actes suivants :

  • la mise en demeure au syndic de convoquer une assemblée générale ;
  • la convocation des copropriétaires à l’assemblée générale lorsque la mise en demeure citée ci-dessus est restée infructueuse pendant au moins 8 jours.

Comment procéder pour adresser des notifications et mises en demeure par voie électronique ?

L’autorisation préalable des destinataires est requise pour pouvoir leur adresser une lettre recommandée électronique (LRE).

L’autorisation préalable :

Pour pouvoir adresser des notifications et des mises en demeure par voie électronique, le syndic doit préalablement avoir obtenu l’accord écrit et individuel du ou des copropriétaire(s) :

  • au cours d’une assemblée générale avec la consignation de l’autorisation dans le procès-verbal ;
  • à tout moment, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique (LRE).

L’envoi par lettre recommandée électronique (LRE) :

Les notifications et les mises en demeure par voie électronique sont effectuées par LRE selon un procédé permettant d’identifier le tiers, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire

Le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par LRE, sa décision de ne plus être destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique.

Cette décision prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic. Le syndic en fait mention sur le registre des procès-verbaux