A la une >>

Ouverture du registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires

27 octobre 2016 | Mis à jour le 2 novembre 2016

Depuis le 1er novembre 2016 les syndicats de copropriété peuvent s’immatriculer sur le nouveau registre d’immatriculation national des copropriétés. Il s’agit d’une procédure obligatoire, sécurisée et dématérialisée.

Pour s’enregister : 

Pourquoi immatriculer sa copropriété ?

L’immatriculation des copropriétés est une obligation légale, instaurée par l’article 52 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 dite « ALUR » qui a créé ce registre.
Le décret n° 2016-1167 du 26 août 2016 et l’arrêté du 10 octobre 2016, en ont précisé les modalités de mise en œuvre.
L’Agence Nationale de l’Habitat (Anah) est le teneur de ce registre d’immatriculation.

Les objectifs du registre d’immatriculation sont les suivants :

  • mieux connaitre le parc de copropriétés : ses caractéristiques (nombre, localisation, taille, âge) et son état ;
  • permettre aux pouvoirs publics de mieux comprendre les processus de fragilisation des copropriétés, afin d’intervenir en amont dès l’apparition des premières difficultés ;
  • disposer d’éléments de comparaison des charges, utiles aux syndics et aux copropriétaires dans la gestion quotidienne et prospective de leurs copropriétés et favorisant une meilleure information des futurs acquéreurs ;
  • donner une meilleure visibilité à la personne morale qu’est le syndicat de copropriétaires ;
  • sécuriser les démarches des syndics et des copropriétaires en créant un identifiant unique pour chacune des copropriétés.

Qui est chargé d’immatriculer les copropriétés ?

Pour les copropriétés existantes au 31/12/2016, ce sont les syndics de copropriété professionnels, bénévoles et/ou coopératifs ainsi que les administrateurs provisoires qui doivent réaliser les formalités d’immatriculation.

Pour les immeubles mis en copropriété à compter du 01/01/2017, l’immatriculation est effectuée par le notaire en charge de publier au fichier immobilier et au livre foncier le règlement de copropriété et l’état descriptif de division ( L. 711-6 du code de la construction et de l’habitation).

A partir de quand faut-il immatriculer les copropriétés ?

L’article 53 de la loi ALUR prévoit que les syndicats de copropriétaires doivent s’immatriculer au plus tard :

  • le 31 décembre 2016 pour les copropriétés de plus de 200 lots ;
  • le 31 décembre 2017 pour les copropriétés de plus de 50 lots ;
  • le 31 décembre 2018 pour les autres copropriétés.

Une disposition législative inscrite dans le projet de loi égalité et citoyenneté et votée dans les mêmes termes par l’Assemblée Nationale et le Sénat précise que ces seuils sont exprimés en lots principaux (c’est-à dire à usage de logements, bureaux ou de commerces).

Le site hébergeant le registre d’immatriculation dématérialisé permettant d’accomplir cette formalité est ouvert depuis le 1er novembre 2016.

Avant cette ouverture nationale, le site a été construit en lien étroit avec les fédérations de syndics, les éditeurs de logiciel de gestion, le conseil supérieur du notariat et a fait l’objet d’un premier déploiement pilote effectué au cours de l’été 2016 sur le territoire du Grand Lyon et auquel ont participé des syndics professionnels et bénévoles.

Quelles sont les informations collectées dans le registre ?

Les informations à déclarer lors de l’immatriculation initiale du syndicat des copropriétaires sont peu nombreuses et définies de façon plus précise dans l’arrêté du 10 octobre 2016.

Il s’agit en particulier de renseigner par un formulaire en ligne :

  • les informations relatives à l’identification du syndicat de copropriétaires (le nom, l’adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots de copropriété), et lorsqu’il y en a un, le nom du syndic et les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique ; ou,
  • les informations relatives aux procédures dont le syndicat fait éventuellement l’objet :

      - procédures judiciaires : nomination d’un mandataire ad hoc, d’un administrateur provisoire ou procédure de carence du syndicat ;

      - procédures administratives : arrêtés de police administrative prescrivant notamment des travaux sur parties communes et pris au titre du code de santé publique (insalubrité, saturnisme) ou du code de la construction et de l’habitation (sécurité des équipements collectifs, présence de matières explosives ou inflammables) ; ou,

    • à l’issue de chaque exercice comptable, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat de copropriétaires résultant notamment du budget prévisionnel, des comptes et de leurs annexes. Les informations déclarées sont celles issues des comptes du dernier exercice clos et approuvés par l’assemblée générale. Il s’agit donc de dépenses réalisées ; ou,
    • les données essentielles relatives au bâti (le nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique, le nombre d’ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l’immeuble).

    Une obligation de mise à jour des données
    Chaque année, les données relatives à la gestion et aux comptes du syndicat doivent être transmises dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés.
    À cette occasion, si le contenu d’autres informations a changé (par exemple, l’adresse, les procédures, les étiquettes énergétiques), ces informations doivent être mises à jour.

    Que se passe-t-il si le syndicat des copropriétaires disparaît ?

    La disparition du syndicat devra également faire l’objet d’une déclaration. Les cas pouvant entraîner une disparition du syndicat sont en particulier :

    • la division du syndicat des copropriétaires entraînant la création de syndicats séparés. Le syndic du syndicat initial ou, à défaut, le notaire déclare la dissolution Si la division intervient dans le cadre d’une procédure d’administration provisoire, c’est l’administrateur qui procède à la déclaration. Les nouveaux syndicats issus de la division sont immatriculés par le notaire ;
    • l’expropriation pour cause d’utilité de l’ensemble des copropriétaires. Le dernier représentant légal (administrateur provisoire ou syndic) procède à la déclaration ;
    • le rachat par une seule personne de tous les lots du syndicat : le dernier syndic en place ou à défaut, le notaire chargé de la dernière transaction aboutissant à la disparition du syndicat procède à la déclaration.

    Comment faire pour s’immatriculer ?

    L’immatriculation de l’ensemble des copropriétés est entièrement dématérialisée et sécurisée.

    Elle se fait sur le site www.registre-coproprietes.gouv.fr (pour les représentants légaux de copropriétés) et sur www.registre-coproprietes-notaires.gouv.fr (pour les notaires) en trois étapes :

    • 1ère étape : créer un compte.

    Aucune immatriculation n’est possible si le syndic chargé de l’immatriculation, professionnel ou bénévole, l’administrateur provisoire ou le notaire n’ont pas préalablement créé un compte de télédéclarant permettant à l’Anah, teneur du registre d’immatriculation, d’identifier et de vérifier par la suite que la personne immatriculant la copropriété est bien habilitée à le faire.

    Un syndic professionnel, doit fournir les données suivantes nécessaires à l’ouverture de ce compte :

    Pour les notaires, la création du compte se fait par l’intermédiaire du système d’authentification électronique propre aux études notariales.

    Un syndic bénévole, doit indiquer son adresse et ses coordonnées, en particulier une adresse électronique.

    La création du compte donne lieu à l’émission d’un courrier électronique pour définir un mot de passe et à l’envoi d’un courrier postal à l’adresse indiquée dans la demande de création de compte contenant un code d’activation. Si le code d’activation n’est pas saisi, le compte ne permettra pas de passer à l’étape n°2.

    • 2ème étape : renseigner le formulaire d’immatriculation

    Une fois le compte de télédéclarant créé, l’immatriculation est effectuée en renseignant un formulaire électronique et en joignant une pièce justificative au format pdf (contrat de syndic, procès-verbal d’assemblée générale, ou pour les syndics coopératifs, le PV d’AG désignant les membres du conseil syndical et le PV du conseil syndical élisant le syndic) permettant au teneur du registre d’immatriculation de vérifier que la personne est bien habilitée à effectuer cette démarche.

    Lorsqu’il est fait usage d’un logiciel de gestion, cette procédure peut se faire intégralement par téléversement de données informatiques (web-service). Il faut néanmoins s’assurer au préalable d’une part que le logiciel offre cette fonctionnalité et d’autre part qu’un certificat électronique RGS* a été acquis.

    La mise à jour des données se fait selon les mêmes modalités : saisie sur un formulaire électronique ou téléversement de données informatiques.

    • 3ème étape :validation de l’immatriculation

    Une fois ce formulaire validé et après contrôle par l’Anah, un numéro d’immatriculation unique est attribué à la copropriété. Il servira d’identifiant pour les démarches administratives et pour les mises à jour ultérieures des données du registre.

    Qui pourra consulter le registre ?

    Les conditions de publicité et de consultation du registre sont définies par la loi ALUR et par le décret n°2016-1167 du 26 août 2016 :

    • ont le caractère de données publiques et seront accessibles à tous par le biais d’un annuaire disponible sur internet à partir du 1er juillet 2017 : le nom, l’adresse, la date de création du syndicat des copropriétaires ; ou,
    • Les syndics et les administrateurs provisoires ont accès à l’ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux ; ou,
    • les notaires ont accès pour l’ensemble des copropriétés au nom, à l’adresse, à la date de création du syndicat, au nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi qu’au nom du syndic ; ou,
    • L’Etat et les établissements publics de l’Etat chargés de la mise en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées ont accès à l’ensemble des données du registre relatives aux syndicats de copropriétaires ; ou,
    • Les collectivités territoriales et leurs groupements, pour les besoins de la mise en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées, ont accès, à leur demande, aux informations relatives aux copropriétés situées sur le territoire qu’elles administrent.

    Les syndics peuvent-ils facturer cette immatriculation ?

    Conformément au décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 :

    • l’immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires peut faire l’objet d’une prestation particulière facturée au syndicat des copropriétaires ;
    • les mises à jour ultérieures des données sont incluses dans le forfait facturé par le syndic pour les prestations de gestion courante.

    Où trouver de l’aide pour s’immatriculer ?

    Les données sont listées dans des fiches déclinées par utilisateurs accessibles par les liens ci-dessous :

    Mémo utilisateurs

    Catalogue de données utilisateurs

    Mémos pour l’utilisation du transfert automatique des données via vos logiciels de gestion

    D’autres précisions sont disponibles via la rubrique « Aide » du site www.registre-coproprietes.gouv.fr/ et, une fois connecté, via des infobulles.

    Pour toute question sur les modalités d’inscription et de création de compte, un formulaire de contact est mis à votre disposition sur le site du registre.